Für die zehnjährige Aufbewahrung und Speicherung von Hand- und
Mandantenakten darf eine Rückstellung nicht gebildet werden, wenn es hierfür
weder eine gesetzliche Verpflichtung gibt noch eine Aufbewahrung vertraglich
vereinbart worden ist. Allerdings kann und muss der Mandant für die
Aufbewahrung seiner eigenen Geschäftsunterlagen eine Rückstellung bilden.
Hintergrund: Für ungewisse
Verbindlichkeiten sind Rückstellungen gewinnmindernd zu passivieren. Die
Ungewissheit kann sich entweder aus der Höhe der Verpflichtung ergeben, weil
der Betrag am Bilanzstichtag noch nicht feststeht, oder die Verbindlichkeit
kann dem Grunde nach ungewiss sein.
Sachverhalt: Die Klägerin war
eine Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft, die bei der DATEV
die Mandantendaten und Handakten für zehn Jahres speicherte; bei den Handakten
handelte es sich insbesondere um die Arbeitsentwürfe und -ergebnisse der
Klägerin. Für die Kosten bildete sie eine gewinnmindernde Rückstellung, die das
Finanzamt nicht anerkannte.
Entscheidung: Der
Bundesfinanzhof (BFH) wies die Klage ab:
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Eine Rückstellung wegen einer ungewissen Verbindlichkeit setzt
eine öffentlich-rechtliche oder aber eine zivilrechtliche Verpflichtung voraus.
Solche Verpflichtungen gab es im Streitfall nicht. -
Zwar ergibt sich aus dem Steuerberatungsgesetz eine
Verpflichtung, Handakten nach Beendigung des Mandatsverhältnisses zehn Jahre
lang aufzubewahren. Dies betrifft aber nur bestimmte Handakten, nämlich
diejenigen Akten, in denen die Schriftstücke, die der Steuerberater von seinem
Mandanten oder für seinen Mandanten erhalten hat, aufbewahrt werden. Hierzu
gehören jedoch nicht die Handakten, in denen der Wirtschaftsprüfer bzw.
Steuerberater seine Arbeitsergebnisse aufbewahrt. Hierfür besteht keine
Aufbewahrungsverpflichtung. Im Übrigen kann der Steuerberater, soweit es sich
um aufbewahrungspflichtige Schriftstücke handelt und das Mandatsverhältnis
beendet worden ist, den Mandanten auffordern, die Handakten in Empfang zu
nehmen; die Aufbewahrungsverpflichtung endet hierdurch. -
Eine vertragliche Verpflichtung zur Aufbewahrung bestand
ebenfalls nicht, weil sie nicht ausdrücklich vereinbart worden ist. Es genügt
insoweit nicht, dass die Klägerin die Erwartung hegte, dass sie ihre Mandanten
dauerhaft halten kann, wenn sie die Unterlagen für die Mandanten kostenfrei
aufbewahrt. Es würde sich dann um eine Verpflichtung im Rahmen eines
schwebenden Geschäfts handeln, für das Rückstellungen nicht gebildet werden
dürfen.
Hinweise: Das Urteil ist für alle Unternehmer bedeutsam, die
Unterlagen für ihre Kunden aufbewahren bzw. speichern, z.B. Rechtsanwälte,
Architekten. Eine Rückstellung kann nur gebildet werden, wenn es eine
gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung gibt.
Zulässig ist aber weiterhin eine Rückstellung für die Aufbewahrung
der eigenen Geschäftsunterlagen,
insbesondere Rechnungen, Handelsbriefe und Konten. Die Mandanten müssen hierfür
eine Rückstellung bilden, wenn sie bilanzieren und Kosten für die Aufbewahrung
tragen. Auch der Steuerberater, Rechtsanwalt oder Architekt muss für die
Aufbewahrung seiner eigenen Geschäftsunterlagen eine Rückstellung bilden, wenn
er bilanziert.
BFH, Urteil v. 13.2.2019 – XI R 42/17; NWB
