Mit dem sog. Wachstumschancengesetz
wurde die Einführung der E-Rechnung beschlossen. Die Einführung soll bereits ab
dem 1.1.2025 in mehreren Etappen erfolgen, wobei u.a. zwischen der Möglichkeit
zum Empfang und der
Ausstellung der E-Rechnung differenziert
wird. Auch wenn viele Details noch nicht final sind, geben wir Ihnen hier einen
ersten Überblick (Stand: 23.8.2024). Bitte beachten Sie, dass Änderungen noch
möglich sind:
Definition der
E-Rechnung
Die E-Rechnung ist eine
elektronische Rechnung, die in einem vorgegebenen strukturierten Daten-Format
im Sinne der europäischen Normenreihe EN 16931 erstellt, übermittelt und
empfangen wird. Damit wird zugleich eine automatisierte Weiterverarbeitung
gewährleistet, insbesondere können Rechnungsdaten direkt und ohne Medienbruch
in die verarbeitenden Systeme importiert werden.
Hinweis: Bei PDF-Dateien
sowie anderen nicht nach der o.g. Norm strukturierten Formaten wie
beispielsweise “.tif”, “.jpeg”,
“.docx-Dateien” handelt es sich nicht um E-Rechnungen. Diese
Formate eignen sich zwar für eine digitale, bildhafte Darstellung der Rechnung,
erfüllen jedoch nicht die Anforderungen an die Weiterverarbeitung der
Rechnung.
Zeitplan zur
Einführung der E-Rechnung
-
Ab dem 1.1.2025 besteht die
Pflicht zur Entgegennahme von E-Rechnungen
für im Inland steuerbare Umsätze, wenn es sich bei den Beteiligten um
inländische Unternehmen handelt (sog. B2B-Umsätze im
Inland). -
Ab dem 1.1.2025 ist die
Ausstellung und Übermittlung von
E-Rechnungen für im Inland steuerbare Umsätze
möglich, wenn es sich bei den Beteiligten um
inländische Unternehmen handelt (B2B-Umsätze im
Inland). -
Ab dem 1.1.2027 besteht die
Pflicht zur Ausstellung und Übermittlung von
E-Rechnungen für B2B-Umsätze im Inland für Unternehmen mit
einem Vorjahres-Umsatz von mehr als 800.000
€. -
Ab 1.1.2028 besteht die
Pflicht zur Ausstellung und Übermittlung von
E-Rechnungen für B2B-Umsätze im Inland für
alle inländischen
Unternehmen.
Hinweis: Ausgenommen von
der E-Rechnungspflicht sind Rechnungen über bestimmte steuerfreie Leistungen
sowie Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 € und Fahrausweise. Darüber
hinaus werden Umsätze an private Endverbraucher (B2C) und nicht innerdeutsche
B2B-Umsätze ebenfalls nicht von der E-Rechnungspflicht erfasst.
Handlungsbedarf
Jeder Unternehmer
muss ab dem – vor allem technisch – in der Lage sein, eine E-Rechnung
zu empfangen. Denn für den Vorsteuerabzug ist grundsätzlich
eine ordnungsgemäße Rechnung mit gesondertem Umsatzsteuerausweis erforderlich.
Hierbei wird nicht differenziert, um welche Art oder Größe eines Unternehmens
es sich handelt. So müssen z.B. auch Kleinunternehmer, Unternehmer mit nur
steuerfreien Umsätzen (z.B. Vermieter einer Wohnung) und Land– und
Forstwirte oder aber auch (gemeinnützige) Vereine ab dem 1.1.2025 technische
Vorkehrungen zur Entgegennahme und zur Speicherung von E-Rechnungen
treffen.
Um eine E-Rechnung auf
elektronischem Weg entgegennehmen zu können, reicht es regelmäßig aus, wenn der
Rechnungsempfänger über ein E-Mail-Postfach verfügt. Abweichend hiervon können
die Beteiligten andere elektronische Übermittlungswege vereinbaren, wie die
Bereitstellung der Daten mittels elektronischer Schnittstelle oder per Download
über ein Kundenportal. Die bloße Übergabe der Daten auf einem externen
Speichermedium (z.B. USB-Stick) erfüllt die Anforderung an die Übermittlung in
elektronischer Form dagegen nicht. Darüber hinaus sollte zeitnah mithilfe einer
geeigneten Software-Lösung die notwendige digitale Archivierung der E-Rechnung
sichergestellt werden (mehr zur Aufbewahrungspflicht siehe unten).
Hinweis: Verweigert der
Rechnungsempfänger die Annahme einer E-Rechnung bzw. ist er technisch hierzu
nicht in der Lage, hat er kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer
sonstigen Rechnung durch den Rechnungsaussteller. In diesem Fall gelten die
umsatzsteuerrechtlichen Pflichten des Rechnungsausstellers auch als erfüllt,
wenn er eine E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um eine
ordnungsgemäße Übermittlung bemüht hat.
Hinsichtlich der
Aufbewahrungspflicht von E-Rechnungen gelten
die allgemeinen Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. So ist der
strukturierte Teil einer E Rechnung so aufzubewahren, dass dieser in seinem
ursprünglichen Format vorliegt und u.a. die Anforderungen an die
Unveränderbarkeit erfüllt werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt nach
derzeitigem Recht zehn Jahre.
Hinweis: Die hier
dargestellten Grundsätze basieren auf einem Schreiben des
Bundesfinanzministeriums, welches derzeit als Entwurf vorliegt. Das finale
Schreiben soll im 4. Quartal dieses Jahres veröffentlicht werden. Über
eventuelle Änderungen werden wir Sie informieren.
Quelle: Entwurf eines
BMF-Schreibens v. 13.6.2024 – III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007 sowie BayLfSt
zur
Einführung der E-Rechnung;
NWB
