Nutzt ein Unternehmer ein häusliches Arbeitszimmer, muss er seine
Aufwendungen für das Arbeitszimmer gesondert aufzeichnen. Dies gilt sowohl für
die Bilanzierung als auch für die Einnahmen-Überschussrechnung. Bei der
Einnahmen-Überschussrechnung muss er die Aufwendungen zeitnah in einer
besonderen Spalte seiner Aufzeichnungen oder zumindest gebündelt in einem
gesonderten schriftlichen oder digitalen Dokument
aufzeichnen.
Hintergrund: Bestimmte
Betriebsausgaben sind nicht oder nur beschränkt abziehbar, z.B. Geschenke an
Geschäftsfreunde, Bewirtungsaufwendungen, sog. Repräsentationsaufwendungen oder
Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer. Für diese Aufwendungen besteht
die Pflicht, sie einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben
aufzuzeichnen.
Sachverhalt: Der Kläger war
Unternehmer. Er ermittelte seinen Gewinn durch Einnahmen-Überschussrechnung,
d.h. nach Zufluss- und Abflussgesichtspunkten. Für seine unternehmerische
Tätigkeit im Streitjahr 2017 nutzte er in seinem Einfamilienhaus das
Dachgeschoss sowie eine Bibliothek im Erdgeschoss als Arbeitszimmer und machte
die hierauf entfallenden Aufwendungen als Betriebsausgaben geltend. Das
Finanzamt erkannte die Aufwendungen für das Arbeitszimmer aufgrund einer
Abweichung bei der Flächenberechnung nur teilweise an. Hiergegen legte der
Kläger Einspruch ein und erhob anschließend Klage beim Finanzgericht (FG). Im
Klageverfahren wurde der Kläger aufgefordert, eine Aufstellung seiner
Aufwendungen für das Arbeitszimmer vorzulegen. Der Kläger reichte eine
entsprechende Aufstellung ein, allerdings ohne die anteilige Abschreibung; er
teilte dem FG mit, dass er die Aufstellung erst im Rahmen seiner
Steuererklärung für das Jahr 2017 erstellt habe. Das Finanzgericht wies die
Klage ab und begründete dies mit einem Verstoß gegen die gesonderte
Aufzeichnungspflicht.
Entscheidung: Der
Bundesfinanzhof (BFH) wies die Klage ebenfalls ab:
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Der Kläger hat die gesonderte Aufzeichnungspflicht, die für
Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer gilt, nicht beachtet. Bei einer
Einnahmen-Überschussrechnung müssen die Aufwendungen einzeln
und zeitnah in einer besonderen Spalte der
Ausgabenaufzeichnungen, zumindest aber gebündelt in einem gesonderten
schriftlichen oder digitalen Dokument, aufgezeichnet werden. Es genügt auch
eine geordnete Belegsammlung mit unterjähriger zusätzlicher periodisch
zeitnaher Eintragung der Summe in die entsprechende Spalte eines Journals. -
Die Aufzeichnung des Klägers war zum einen
nicht zeitnah erstellt worden. Der Kläger
hat die zugrunde liegenden Belege über das Jahr gesammelt und erst im Rahmen
der Erstellung der Steuererklärung 2017 die Aufstellung über sämtliche
Gebäudekosten gefertigt. Dies reicht nicht, da „zeitnah“ eine
Aufzeichnung innerhalb von zehn Tagen, maximal innerhalb eines Monats
bedeutet. -
Außerdem war die Aufstellung nicht
vollständig, da in der Aufstellung die anteilige Abschreibung
fehlte. -
Aufgrund der Verletzung der gesonderten Aufzeichnungspflicht
waren die Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer nicht anzuerkennen. Der
BFH konnte aber aus verfahrensrechtlichen Gründen ebenso wenig wie das FG eine
sog. Verböserung vornehmen; soweit das Finanzamt die Aufwendungen also
anerkannt hatte, blieb es dabei.
Hinweise: Das Urteil macht
deutlich, dass die gesonderte Aufzeichnungspflicht für Aufwendungen, die nach
dem Gesetz nicht oder nur beschränkt abziehbar sind, ernst zu nehmen ist. Denn
bereits der Verstoß gegen die gesonderte Aufzeichnungspflicht führt zur
vollständigen Versagung des Betriebsausgabenabzugs, selbst wenn die
Aufwendungen an sich teilweise abziehbar wären.
Das Urteil betrifft die Gewinnermittlung durch
Einnahmen-Überschussrechnung. Bei der Bilanzierung müssen die Aufwendungen für
das Arbeitszimmer ebenfalls gesondert, nämlich auf einem gesonderten Konto der
Buchführung aufgezeichnet werden, das zu den nicht oder nur beschränkt
abziehbaren Betriebsausgaben gehört.
Im Bereich der Einnahmen-Überschussrechnung genügt eine bloße
Belegsammlung nicht. Es genügt auch nicht, die Aufwendungen und die anteilige
Abschreibung nur im Formular für die Einnahmen-Überschussrechnung einzutragen.
Die gesonderte Aufzeichnung soll eine klare Abgrenzung des
betrieblichen vom privaten Bereich ermöglichen, so dass das Finanzamt diese
Konten bzw. Aufzeichnungen gezielt überprüfen kann, um festzustellen, ob die
Voraussetzungen der (teilweisen) Nichtabziehbarkeit vorliegen.
Quelle: BFH, Urteil vom 24.3.2026 – VIII R 6/24;
NWB
