Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat sich zur steuerlichen
Abziehbarkeit von Bewirtungsaufwendungen geäußert. In dem aktuellen Schreiben,
das für die Finanzämter verbindlich ist, reagiert das BMF insbesondere auf
technische Änderungen im Kassenwesen und die Digitalisierung in der
Buchführung.
Hintergrund:
Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass sind nach dem Gesetz nur zu 70
% steuerlich absetzbar. Die Absetzbarkeit setzt u.a. voraus, dass die
Aufwendungen angemessen sind und dass ihre
Höhe und betriebliche Veranlassung
nachgewiesen werden. Für den Nachweis muss der Unternehmer
nach dem Gesetz zahlreiche Angaben machen. Fand die Bewirtung in einer
Gaststätte statt, genügen Angaben auf einem Eigenbeleg zu dem Anlass und den
Teilnehmern der Bewirtung, und die Rechnung über die Bewirtung ist beizufügen.
Wesentliche Aussagen des BMF:
Zum Inhalt einer Bewirtungsrechnung gehören der Name und die
Anschrift des Bewirtungsbetriebs, die Steuer- oder
Umsatzsteueridentifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, die Rechnungsnummer,
die Leistungsbeschreibung, der Tag der Bewirtung, der Rechnungsbetrag und der
Name des bewirtenden Unternehmers.
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Bei der Leistungsbeschreibung sind Bezeichnungen wie
„Menü 1“, „Tagesgericht 2“ oder
„Lunch-Buffet“ ebenso ausreichend wie Abkürzungen, die aus sich
selbst heraus verständlich sind. Allgemeine Angaben wie „Speisen und
Getränke“ genügen allerdings nicht. -
Der Name des bewirtenden Unternehmers muss auf der Rechnung
– und nicht nur bei den teilnehmenden Personen – enthalten sein,
wenn der Rechnungsbetrag höher ist als 250 €; der Name kann allerdings
handschriftlich vom Gastwirt auf der Rechnung vermerkt
werden. -
Das Trinkgeld ist ebenfalls grundsätzlich absetzbar und kann
durch die Rechnung nachgewiesen werden, wenn es auf dieser vermerkt ist, oder
durch die Quittierung des Trinkgeldempfängers auf der Rechnung.
Die Bewirtungsrechnung des Gastwirts muss maschinell erstellt,
elektronisch aufgezeichnet und mithilfe einer zertifizierten technischen
Sicherheitseinrichtung abgesichert sein, wenn er ein elektronisches
Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion, d.h. mit einer zertifizierten
technischen Sicherheitseinrichtung verwendet. Rechnungen in anderer Form, wie
z.B. handschriftlich erstellte oder nur maschinell erstellte Rechnungen, die
nicht elektronisch aufgezeichnet und auch nicht mithilfe einer zertifizierten
technischen Sicherheitseinrichtung abgesichert sind, werden nicht für den
Betriebsausgabenabzug anerkannt.
Erstellt der Gastwirt an einem Tag nach der Bewirtung eine
Rechnung, die dann unbar bezahlt wird, genügt die Vorlage der Rechnung und des
Zahlungsbelegs über die unbare Zahlung.
Die gesetzlichen Anforderungen gelten auch für Bewirtungen im
Ausland. Der Unternehmer kann glaubhaft machen, dass er eine detaillierte,
maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnungen nicht erhalten
konnte; es genügt dann die ausländische Rechnung. Hat der Unternehmer sogar nur
eine handschriftlich erstellte Rechnung im Ausland erhalten, muss er glaubhaft
machen, dass in dem ausländischen Staat keine Verpflichtung zur Erstellung
maschineller Belege besteht.
Hinweise: Das aktuelle Schreiben
enthält darüber hinaus ausführliche Erläuterungen zu digitalen und
digitalisierten Bewirtungsrechnungen und -belegen.
Das Schreiben gilt in allen noch offenen Fällen und ersetzt das
bisherige Schreiben, das aus dem Jahr 1994 stammt. Eine Übergangsregelung gibt
es hinsichtlich der Angaben, die die Rechnung enthalten muss: Soweit das
aktuelle Schreiben Verschärfungen gegenüber dem bisherigen Schreiben aus dem
Jahr 1994 enthält, sind diese erst für Bewirtungsaufwendungen zu beachten, die
nach dem 1.7.2021 anfallen.
Das BMF verlangt bei Bewirtungsbelegen, die bis zum 31.12.2022
ausgestellt werden, nicht, dass diese mithilfe einer zertifizierten technischen
Sicherheitseinrichtung abgesichert sind.
BMF-Schreiben v. 30.6.2021 – IV C 6 – S 2145/19/10003
:003; NWB
